Il segreto di un evento riuscito? La base sulla quale si costruisce il successo di un evento è la logistica.La corretta gestione logistica dell’evento, infatti, permette di avere sempre tutto sotto controllo: dell’allestimento del palco o dello stand al trasporto del materiale promozionale; dalla progettazione, all’evento e al disallestimento. In questa maniera non dovrebbe esserci spazio per errori e, anche se dovesse esserci qualche imprevisto, non avreste difficoltà a trovare velocemente una soluzione.
Nei prossimi paragrafi vi spiegheremo il significato della gestione della logistica, quali sono le fasi che la compongono e perché affidarsi a esperti del settore è una scelta da prendere in seria considerazione.
Che cos’è la logistica di un evento?
La logistica comprende gran parte degli aspetti organizzativi di un evento. Non riguarda solamente il carico e lo spostamento di materiali, come qualcuno potrebbe pensare, ma abbraccia una gran varietà di servizi e attività che concorrono alla riuscita dell’evento stesso.
Quando si parla di logistica ci si riferisce, ad esempio, all’accoglienza di persone e ospiti che prenderanno parte all’evento e del loro trasferimento; al coordinamento dei fornitori; all’organizzazione degli allestimenti e alla gestione del magazzino e stoccaggio temporaneo di tutto il materiale necessario all’evento.
L’elenco appena fatto, come si può facilmente immaginare, è ovviamente una versione “abbreviata” di tutte le attività che gravitano attorno alla logistica dell’evento. Una lista dettagliata e senza lacune, infatti, sarebbe molto più lunga.
Come si gestisce la logistica di un evento?
La programmazione è alla base di tutto. La gestione della logistica di un evento passa da un’attenta analisi e pianificazione di tutte le possibili esigenze che potrebbero sorgere non solo durante l’evento stesso, ma anche nelle settimane e giorni precedenti e nei giorni successivi al suo svolgimento. L’obiettivo, come accennato anche inizialmente, è di prevedere tutto ciò che potrebbe accadere così da non farsi cogliere mai impreparati.
Quali sono le fasi della logistica di un evento?
Per gestire al meglio la logistica di un evento è consigliabile suddividere l’intero processo in varie fasi e gestirle come fossero distinte l’una dall’altra (anche se intrinsecamente collegate tra loro). Un approccio olistico, infatti, potrebbe portare con sé diverse complicazioni e allungare le tempistiche della macchina organizzativa.
Pianificazione dettagliata
Prima di tutto, è necessario realizzare una pianificazione dettagliata dell’intero evento.
- Analisi delle esigenze. Occorre avere un quadro chiaro sui materiali e le attrezzature necessarie allo svolgimento dell’evento. Solo così si sarà in grado di ordinare e immagazzinare tutto il necessario prima del tempo.
- Analisi della location. Studiate gli spazi a disposizione, gli ingressi, le vie d’uscita e quelle di fuga. In questo modo saprete sempre come muovervi nello spazio a disposizione, senza creare impicci oppure ostacoli che potrebbero mettere a rischio la sicurezza dei partecipanti.
- Elaborazione del cronoprogramma. La fase iniziale della programmazione si conclude con l’elaborazione di una tabella di marcia con date e tempistiche da rispettare.
Trasporto e spedizione merci
Una volta chiaro cosa è necessario per lo svolgimento dell’evento e quali sono le tempistiche da rispettare, si può passare alla seconda fase: l’organizzazione dei trasporti.
A seconda di dove si svolgerà l’evento e del tempo a disposizione, sarà necessario approntare un trasporto aereo o marittimo (in caso di lunghe distanze); su rotaia o su gomma (preferibili su distanze medie e brevi). Se ci si trova ad affrontare un trasporto internazionale sarà necessario predisporre anche la relativa documentazione doganale.
A seconda del mezzo di trasporto scelto si dovrà poi provvedere all’imballaggio in sicurezza di tutto il materiale
Carico e scarico merci
Una volta che il carico è giunto a destinazione, si potrà procedere con lo scarico dei materiali necessari alla buona riuscita dell’evento. Avvalendosi di personale specializzato e utilizzando un’attrezzatura adeguata – dai muletti alle gru, a seconda della grandezza dei colli – si disporrà il materiale negli spazi individuati in fase di pianificazione.
Allestimento e disallestimento stand
L’allestimento dello stand – o del palco – è a conti fatti la fase meno complessa dell’intero processo. Ovviamente non mancano insidie e non mancheranno dei momenti critici, ma con il materiale a disposizione e seguendo alla perfezione il progetto realizzato da architetti e designer, sarà quasi come montare un set di costruzioni.
Gestione del magazzino e stoccaggio temporaneo
Una gestione oculata del magazzino e dello stoccaggio temporaneo “in situ” è fondamentale per la buona riuscita dell’evento. Come detto più volte, si deve essere sempre pronti a reagire nel minimo tempo possibile a qualunque imprevisto possa presentarsi nel corso dell’evento. E solo avendo un magazzino ben rifornito sempre a disposizione questo sarà possibile.
FAQ
- Eco Coop si occupa anche della gestione logistica dei magazzini?
Sì, possiamo supportare le aziende nella gestione delle attività logistiche e operative di magazzino. Il livello di intervento viene definito sulla base dei processi del cliente e può essere integrato con facchinaggio, movimentazione e altri servizi.
- Gli addetti al facchinaggio sono formati e qualificati per svolgere le attività richieste?
Il personale viene selezionato, formato e organizzato in relazione alle attività da svolgere e al contesto operativo. La gestione centralizzata permette inoltre di coordinare sostituzioni, esigenze straordinarie e continuità del servizio.
- Eco Coop offre servizi di portierato e controllo accessi per le aziende?
Sì. Tra i servizi integrati di facility management rientrano anche portierato e controllo accessi per contesti aziendali. Il servizio può essere organizzato in funzione degli orari, dei flussi e delle procedure interne del cliente.
- È possibile richiedere un servizio di facchinaggio per traslochi e sgomberi aziendali?
Sì, possiamo gestire attività di movimentazione, sgombero e trasloco aziendale. Il servizio viene organizzato considerando quantità, tempistiche, accessibilità degli spazi e necessità operative, evitando al cliente di coordinare direttamente le singole attività.
- In quali zone è disponibile il servizio di facchinaggio di Eco Coop Multiservice?
Operiamo principalmente a Milano, Monza e Brianza e in tutta la Lombardia, con copertura nelle principali aree del Nord Italia. Per progetti più articolati possiamo inoltre coordinare servizi su scala nazionale attraverso il nostro modello di general contractor.
- Quali servizi di facchinaggio offre Eco Coop Multiservice?
Offriamo servizi di facchinaggio e movimentazione per aziende, magazzini, stabilimenti, eventi e attività logistiche. Gestiamo attività di carico e scarico, movimentazione interna, allestimenti, disallestimenti e supporto operativo, con organizzazione calibrata sulle esigenze del cliente.
- Eco Coop si occupa di carico e scarico delle merci?
Sì. Il servizio comprende attività professionali di carico, scarico e movimentazione delle merci all’interno di contesti aziendali e logistici. Organizziamo personale e modalità operative in funzione dei volumi, degli spazi e delle tempistiche richieste.
- È possibile affidare a Eco Coop la movimentazione delle merci all'interno di un magazzino?
Sì. Possiamo supportare le aziende nella movimentazione interna delle merci e nelle attività operative di magazzino. Il servizio può essere integrato con altri servizi di facility management per avere un unico interlocutore.
- Eco Coop offre servizi di facchinaggio per fiere ed eventi?
Sì. Forniamo personale e organizzazione per attività di facchinaggio legate a fiere, eventi, showroom e manifestazioni aziendali. Possiamo occuparci sia della fase di allestimento sia delle attività di disallestimento.
- È possibile richiedere personale per l'allestimento e il disallestimento di fiere ed eventi?
Sì. Organizziamo squadre operative in funzione delle tempistiche dell’evento e delle attività richieste. Il cliente mantiene un unico punto di riferimento per coordinare personale, urgenze e organizzazione del lavoro.
